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Grupos de mejora

¡Hola a todos!

Me gustaría dedicar una entrada del blog a hablar sobre qué son y para qué sirven los Grupos de Mejora. Resulta ser uno de los aspectos en los que estoy trabando en la empresa dónde estoy realizando las prácticas y me resulta interesante.

Los Grupos de Mejora son equipos de trabajo dedicados a la mejora constante de la calidad. La base fundamental es la realización de un buen trabajo en equipo donde se reconozca que la calidad es competencia de todos y cada uno, complementándose entre sí los roles y capacidades de todos los integrantes.

Su misión es identificar, analizar y proponer soluciones a las ineficiencias de un trabajo o actividad. En organizaciones grandes, como en la que estoy trabajando actualmente, están compuestos por personas de diferentes departamentos y áreas, así como de todos los niveles.

La forma de trabajar es la siguiente:

  1. El tamaño ideal es de 4 a 6 personas. Se debe establecer un calendario de reuniones, así como la duración de las mismas, no debiendo sobrepasar los 30-45 minutos semanales.
  2. Identificada el área que necesita mejorar, se analiza el problema y se focalizan los aspectos a cambiar, utilizando distintas herramientas de calidad. A continuación, se proponen los distintos modos de actuación, exponiendo sus pros y sus contras.
  3. Se determina y se documenta un Plan de Acción, sobre cómo pueden llevarse a la práctica dichas mejoras, detallando sus ventajas de implantación.
  4. Todo ello se resume en un Acta, sencilla y concreta, plasmando la información más significativa.
  5. Se asigna un responsable encargado de la puesta en marcha y ejecución del plan, estableciendo una serie de evaluables que permitan hacer un seguimiento del cumplimiento del mismo.
  6. En la siguiente reunión, se exponen los resultados y se evalúa si se ha logrado o no el objetivo, realizando las modificaciones necesarias. Seguidamente, se plantea otro problema o situación a mejorar, comenzando de nuevo el procedimiento de actuación.

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http://www.sedic.es/autoformacion/seccion5.htm

Semana 13: Priorizar, la clave del éxito

Hola, en mi entrada anterior sobre Eventos Kaizen hablamos de la importancia de una buena priorización de las acciones a realizar. En un evento de tan corta duración como es un evento kaizen, una de las principales claves de éxito es una buena focalización y selección de lo que se va a hacer pues más vale una acción menos importante completada que otra de mayor calibre solo implantada en un 20%.

Pues bien, siguiendo en esta línea hoy voy a hablaros de un herramienta que de forma sencilla nos permite priorizar las acciones que podemos llevar a cabo: El diagrama PACE.

Prácticamente todo lo que hacemos se puede priorizar en base a criterios. En el ámbito de una organización podemos pensar en priorizar problemas, causas de estos problemas o soluciones a implementar.

Os dejo a continuación un ejemplo que me ha parecido curioso sobre un restaurante y que creo que ayuda mas a entender como funciona este diagrama en lugar de explicarlo teóricamente [Fuente: http://marcaladiferencia.com/diagrama-pace-priorizar-teniendo-en-cuenta-dos-criterios/]:

” Supongamos que tenemos un restaurante en el que hemos detectado los siguientes problemas:

P1) Hay mucha comida que se nos caduca.

P2) Errores en las comandas al servir las mesas.

P3) Tiempos de espera muy elevados.

P4) Carta del menú demasiado amplia.

P5) El local no tiene televisión por cable.

Vamos a considerar dos criterios a la hora de atacar estos problemas:

  • Su importancia (es algo subjetivo).
  • Si existen datos o indicadores sobre el problema (algo NECESARIO para abordar problemas de cualquier tipo, o estaremos tomando medidas “al tuntún”).

El diagrama PACE es un diagrama bidimensional que sitúa cada uno de los criterios de priorización en un eje. Tiene este aspecto:

PR052 Diagrama PACE 1

Evidentemente,  las siglas PACE vienen por las cuatro zonas que se crean en el diagrama:

  • La zona de priorizar o actuar ¡ya!
  • La zona de actuar pronto, en la que posiblemente tengamos opción a planificar.
  • La zona de comprobación en la que lo que tenemos que hacer es recabar más datos.
  • La zona de eliminar. Olvídate de lo que caiga aquí porque no merece la pena ni llamarle problema.

En nuestro simplificado ejemplo, sólo nos resta ubicar nuestros problemas en la matriz PACE en función de los dos criterios que estamos usando y tendremos:

PR052 Diagrama PACE 2

¡Voilá! Ya tenemos priorizados los problemas que vamos a abordar de inmediato.

Nos vamos a centrar en reducir la carta y gestionar mejor el stock de alimentos, comprando tuppers, poniendo fechas de entrada, fechas de cocción, etc. Aunque bueno, esto son ya soluciones que se me ocurren y que formarían parte de otra etapa de la resolución de problemas.

Para conocer los errores en las comandas, vamos a controlar el número de platos devueltos o mal servidos para lo que haré que los camareros anoten este hecho para poder evaluar la dimensión del problema. Luego con los datos decidiré qué hago con esto.

Por último, hemos decidido no ocuparnos de eso que realmente no supone un problema (o no tenemos datos para opinar de otra manera) así que lo de la TV por cable lo dejo para otra ocasión. Lo que buscaré será que mis clientes disfruten tanto de la comida que no sólo se olviden de no tener TV sino que odien el hecho de tener una cerca.”

Eso es todo por hoy, espero que os haya gustado y os sirve para entender mejor esta herramienta.

Hasta la próxima!

Los pilares del TPM

El TPM (Mantenimiento Productivo Total) se centra en la eliminación desperdicio procedente de paros, falta de calidad y costes en los procesos de producción.

Esta metodología plantea una forma de mantener los medios de producción, la cual es totalmente opuesta a la tradicional. No se distingue entre el operario que “produce” y el operario que “repara”, si no lo que pretende es implicar de forma continua a todos y cada uno de los operarios en el cuidado, limpieza y mantenimiento de las máquinas y útiles empleados en su puesto de trabajo. De esta forma se pretende reducir el número de averías, accidentes o defectos en la producción.

Todo ello se sustenta en los siguientes pilares:

Pilar 1. Mejora focalizada: eliminar las grandes pérdidas del proceso productivo. Éstas pueden diferenciarse como:

  • Fallos en los equipos principales.
  • Cambios y ajustes no programados.
  • Tiempos ociosos y paradas.
  • Reducción de la velocidad.
  • Defectos en el proceso.
  • Pérdidas de arranque.

Pilar 2. Mantenimiento autónomo: hacer partícipe al operario en la conservación, mantenimiento y/o mejora de la máquina donde trabaja de manera que pueda detectar a tiempo los fallos potenciales. Es decir, prevenir:

  • Contaminación de agentes externos.
  • Ruptura de piezas.
  • Desplazamientos innecesarios.
  • Errores en la manipulación.

Todo ello mediante las acciones de limpiar, lubricar y revisar.

Pilar 3. Mantenimiento planeado: lograr mantener el equipo y el proceso en estado óptimo por medio de actividades sistemáticas y metódicas para construir y mejorar continuamente.

Pilar 4. Capacitación de los empleados, entre el personal de la propia empresa en la medida de lo posible.

Pilar 5. Control Inicial. Desde el momento que un equipo de incorpora al proceso productivo, reducir su deterioro y sus costes.

Pilar 6. Mejora para la calidad: realizar las acciones preventivas necesarias para obtener un proceso y un equipo con cero defectos.

Pilar 7. Aplicar TPM en los departamentos de apoyo o procesos administrativos para eliminar las pérdidas, mediante:

  • La participación de todos sus miembros.
  • Incremento de ventas
  • Mantenimiento de los clientes actuales y búsqueda de nuevos.

Pilar 8. Seguridad, Higiene y Medio Ambiente: crear y mantener un sistema que garantice un ambiente laboral sin accidentes ni contaminación.

 

TPM_pillar1

 

http://www.euskalit.net/gestion/?p=855

 

Semana 12: Eventos kaizen

Hola de nuevo, esta vez voy a hablaros de lo que tanto nos llamó la atención en la clase de ayer (y también nos produjo alguna que otra contradicción en nuestra idea hasta ahora del Lean Manufacturing): Los eventos kaizen.

Un evento kaizen consiste en un conjunto de acciones que se llevarán a cabo por un equipo de trabajo( de 6 a 8 personas) con el objetivo de mejorar los procesos existentes en la empresa. La principal característica de estos eventos es el tiempo que duran ya que suele oscilar entre 1-5 días en los que el equipo dedica cuerpo y alma a la mejora del proceso seleccionado. Por ejemplo se puede buscar mejorar el tiempo de entrega a los clientes, el tiempo de preparación de máquinas o el orden y limpieza entre otras muchas opciones.

Es imprescindible para que el evento funcione que exista una implicación total de los empleados, que esté bien focalizado, que los objetivos sean agresivos, que estén bien definidos los roles y las responsabilidades de cada miembro y que la toma de decisiones sea rápida entre otras características.

A continuación os dejo un video de la implementación de un evento kaizen. Os aconsejo prestar atención a los resultados obtenidos con el evento que ha durado tan sólo 5 días (final del video):

Hasta la próxima.

Fuente:www.slideshare.net y apuntes Lean Manufacturing 2º MII.UPV

 

Semana 11: El kamishibai dentro del Lean Manufacturing.

Hola, hoy voy a hablaros de una herramienta para llevar a cabo auditorias internas en una empresa: El Kamishibai.

El kamishibai ( traducido al español “drama de papel”) es una palabra japonesa que hace referencia a una forma de contar historias con conclusiones morales principalmente. Toyota Production System introduce este concepto dentro de la filosofía Lean por la comunicación en doble vía que se experimentaba en estas historias junto con el objetivo que perseguían de aprender contándola y que todos aprendiesen escuchándola.

Dentro del Lean Manufacturing, el kamishibai es una herramienta que se emplea para auditar las áreas de interés de la empresa (estandarizción, ergonomía, seguridad, etc…) identificando problemas y áreas de mejora. Además, la principal característica de esta herramienta es que fuerza a que todos los trabajadores bajen a planta a auditar los puestos de trabajo. Desde el director financiero hasta el subdirector de recursos humanos de forma que todos aprendan con la experiencia.

Y ¿cómo funciona el kamishibai?en la siguiente foto se puede observar lo que sería un tablero para implementar un kamishibai.

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Fuente: http://www.leanroots.com/kamishibai

En él se ven una serie de fichas que tienen un color en el anverso y otro en el reverso (normalmente rojo y verde). La persona correspondiente saca una ficha y audita el puesto de trabajo en la materia que pone en la ficha siguiendo el manual correspondiente ( es imprescindible que existan estos manuales ya que la esencia de esta herramienta es que cualquier trabajador de la empresa sea quien lleve a cabo la auditoria de forma aleatoria). Si todo está correcto deja la ficha por la cara de color verde de forma que sea visual para todos que la auditoria ha sido realizada y todo ha ido bien.

Por el contrario, si se detecta algo incorrecto, se deja la ficha por la cara del color rojo. Inmediatamente después, debe averiguar cuál es la causa del problema ( para ello debe comunicarse con las personas necesarias), buscar posibles soluciones, acciones de mejora, responsable de las acciones, etc..Esto es importante que quede plasmado por escrito en un lugar visible a todos como muestra la imagen.

Por último, una vez concluidas estas tareas el trabajador vuelve a su puesto de trabajo normal y es el responsable del “tablero” el que debe encargarse de que se cumplan las acciones y se resuelvan los problemas.

Recordad, si no hay tensión no hay mejora.

Hasta la próxima.

Fuente: https://www.youtube.com/watch?v=oCJJNHdptzE

El Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard)

El Cuadro De Mando Integral (CMI) o Balanced Scorecard es una herramienta utilizada en las empresas para clarificar y traducir la visión y la estrategia de la empresa, mantener una adecuada comunicación entre todos los empleados, planificar y establecer objetivos y proporcionar formación, así como feedback tecnológico.

El CMI se basa en 4 perspectivas: clientes, finanzas, procesos internos, formación y crecimiento.

Dentro de cada una de estas perspectivas se pueden introducir una serie de indicadores que permiten conocer cómo es la situación actual, y gracias a su monitorización,  saber cómo es la evolución hasta los objetivos estratégicos planteados.

Un ejemplo de estos indicadores es el siguiente:

Estudiando la evolución de los indicadores, se pueden establecer planes de acción para atacar aquellos puntos que, mediante el indicador, se demuestre que se están desviando del objetivo marcado.

En el siguiente vídeo se completa esta explicación de manera visual:

Fuentes: http://www.alfonsoros.com/cuadro-de-mando-integral/, http://www.monografias.com/trabajos43/cuadro-mando-integral/cuadro-mando-integral2.shtml, https://youtu.be/M_IlOlywryw.

Diagrama de Ishikawa

El Diagrama de Ishikawa o Diagrama de causa-efecto es una herramienta utilizada para conocer las causas que dan lugar a un problema determinado.

En este diagrama se encuentra una serie de factores, como pueden ser la mano de obra, los materiales, etc. que darán lugar a situaciones que provocan un problema. Es necesario estudiar cada una de estas áreas o factores, que se encuentran en cada “espina” del diagrama, para encontrar causas que inicialmente no se habían apreciado. Con todo esto, se llegará a la cabeza, es decir, al problema.

Identificando correctamente las causas del problema se puede pasar al siguiente paso: definir planes de acción para atacar las principales causas y así, poder solucionar el problema.

En los siguientes vídeos se detalla este proceso, junto con algunos ejemplos sobre su utilización.

 

Fuente: http://www.sergerente.net/espina-de-pescado-por-kaoru-ishikawahttp://marcaladiferencia.com/como-y-para-que-hacer-un-diagrama-de-ishikawa/

Estandarización

Volvemos hoy al blog con una entrada sobre la estandarización. Primero que nada, trataré de dar una definición que sirva para darnos una idea de lo que es la estandarización. Según la RAE: la estandarización es una adaptación o adecuación de un modelo o norma.

La vida en sí misma se ciñe a estándares, desde la conducción (señales, semáforos…), calificaciones (forma de evaluación…), todo se ciñe a ellos, puesto que es un aspecto que en cierta manera trata de dar objetividad y orientación a una manera de actuar.

Pero, ¿qué tiene que ver esto con el Lean Manufacturing? Pues en cuanto a lo que se refiere con el Lean Manufacturing, la estandarización es una herramienta que permite definir un criterio óptimo y único en la ejecución de una determinada operación.

Por tanto, este criterio tiene dos conceptos que lo caracterizan:

  • Óptimo: Trata de mejorar la eficiencia de las operaciones, dejando el acceso solo a los materiales necesarios para el trabajador, y reduciendo los tiempos mediante la ergonomía del puesto de trabajo y el estudio de los movimientos del trabajador.

 

  • Único: permite la eliminación de la variabilidad de los procesos, y lo que es muy importante, ayuda a tener un mismo criterio de evaluación para diferentes turnos, además permite que haya un mayor efecto de aprendizaje para los trabajadores.

 

La estandarización es la base para la mejora continua. Sin estandarización no puede haber mejora, puesto que no se conocería con exactitud la operación.

Por tanto, este término podría decirse que es la base del Lean Manufacturing puesto que mejora la detección de los problemas y los desperdicios, aspectos clave en el Lean. Esto es así ya que si conoces con exactitud la operación sabes por donde atacarla. Dicho de otra manera: la estandarización trata de definir una única forma de actuar, tratando de hacer que ésta sea la más efectiva y que en caso de surgir cualquier tipo de problema se sepa por donde atacarla y qué partes de ella modificar.

La Matriz de Autocalidad (MAQ)

La Matriz de Autocalidad (MAQ) es una herramienta de soporte para medir tanto la frecuencia con la que se producen los defectos como el lugar donde estos se generan y detectan. Sirve de ayuda para visualizar en tiempo real la eficacia de las acciones tomadas.

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Figura 1. Matriz Autocalidad

Las filas y columnas de la matriz representan cada una de las fases del proceso productivo, donde se incluyen también:

  • Proveedores externos (en relación con las compras) en una columna.
  • Proveedores internos (referido a las secciones del proceso que aprovisionan a la línea de montaje) en otra columna.
  • Cliente externo en una fila.
  • Cliente interno en otra fila.

La información que conforma la matriz de autocalidad procede de la información recogida en la “Hoja de Registro de Defectos”. Estas hojas se recogen al final de cada turno y se trasladan las anotaciones a la MAQ.

Captura3

Figura 2. Hoja de Registro de Defectos

Una vez introducidos todos los datos procedentes de las hojas de registros de defectos en la matriz, se elabora un plan de acción para cada tipo de defecto.

El personal implicado en la elaboración del plan son los operarios, el supervisor de línea y el responsable de calidad. Tanto el supervisor como el responsable serán los encargados de seleccionar los problemas más importantes mediante un diagrama de Pareto. El objetivo del plan de acción es paliar los problemas, y si es posible, eliminarlos.

Los beneficios de esta herramienta se traducen en un incremento de la calidad y la productividad, como consecuencia directa de la disminución de los rechazos. Su implantación en la línea de producción implica la formación del personal que trabaje en ella.

El inconveniente principal que puede generar esta herramienta es que provoca la formación de dos grupos de operarios; los que entienden el sistema desde un principio, y los que no.

Hasta aquí mi entrada de hoy, ¡Saludos!

http://adingor.es/congresos/web/uploads/cio/cio2003/Art_114.pdf

 

ENTRADA SEMANA 11: MÉTODO KAIZEN: LA REGLA DEL MINUTO

Hola a todos!

Ahora que han terminado los exámenes, y me he para un rato a leer algunas noticias, he encontrado esta que quizá me habría venido bien hace unas semanas, por aquello de los propósitos no cumplidos, la planificación para el estudio…etc.

Os dejo el link a una breve explicación sobre “la regla del minuto”, y cómo incluir tareas que a priori nos resultan poco gustosas, en una rutina diaria, de manera que no resulten tan pesadas. Espero que os resulte interesante!

“Noticia: La regla del minuto

Hasta la próxima semana!

Saludos,

Sandra G.