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Kaizen, Limpieza y Cultura de Empresa

Kaizen se puede traducir del japonés como “mejora continua”. Por naturaleza los humanos somos animales de costumbres y, por tanto, reacios a los grandes cambios y nos intimidados ante cualquier reto que nos parezca grande o inalcanzable. Teniendo en cuenta esto el método Kaizen propone conseguir esos grandes cambios a través de pequeñas mejoras. Cambiar una meta enorme por una más pequeña. Cuando la superamos, iniciamos un impulso que nos llevará a enfrentar nuevas pequeñas metas, cada vez más ambiciosas que nos llevarán a alcanzar nuestro objetivo final. Sintetizando, se trata de mejorar un poco cada día hasta alcanzar nuestros objetivos.

Lo más complicado de Kaizen es hacer que los actores entiendan que es importante y lo lleven a cabo sin protestar. En un principio pueden verlo como una pérdida de tiempo, un tiempo que podrían aprovechar para hacer “otras cosas más productivas”. La clave está en hacerlo un hábito, para que se haga en el día a día sin más inconveniente. No es casualidad que Kaizen se sitúe en los cimientos del Toyota Producción System (TPS). El objetivo de mejorar toda una organización es muy complejo, por lo que sólo poco a poco se podrá alcanzar.

Un caso muy repetido y necesario en las empresas, tanto en oficina como en fábrica, donde aplicar Kaizen es la limpieza del puesto de trabajo. El orden y la limpieza son fundamentales para un nivel alto de productividad. Las máquinas funcionan mejor y se evitan tiempos improductivos como buscar cuando no se sabe dónde buscar. Cuando no se limpia y ordena a diario, se crean los montones de papeles o de suciedad. Cuanto mayor sea el montón, mayor será el grado de pereza hacia dar solución a esos montones y aumentarán, derivando en una reducción de la productividad.

Un primer método para resolver estos problemas es parar para hacer limpiezas a fondo. No se sabe el tiempo que puede llevar esto y en ese proceso de orden pueden aparecer trabajos retrasados a los que posiblemente ya no se les pueda dar solución, piezas con daños irreversibles, etc. Otro método es Kaizen. Implica, en primer lugar, intentar no manchar o desordenar, y de lo inevitable, limpiar u organizar poco a poco. Con ello no habrá sorpresas de retrasos, trabajos a medio y los fallos detectados se podrán resolver cuanto antes, evitando que se hagan mayores.

Quizá para las empresas la gran ventaja de aplicar Kaizen no es la limpieza y el aumento de la productividad. Sino que la limpieza sea una excusa para introducir Kaizen (mejora continua) y crear una cultura de empresa donde todos los miembros se esfuercen día a día en mejorar, no dejando las cosas para otro momento y dando solución a los problemas cuanto antes. Toda la organización aprenderá que mediante pequeños pasos, pequeñas responsabilidades y objetivos asumibles, se alcanzarán objetivos de mayor complejidad y responsabilidad.