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Semana 13: Priorizar, la clave del éxito

Hola, en mi entrada anterior sobre Eventos Kaizen hablamos de la importancia de una buena priorización de las acciones a realizar. En un evento de tan corta duración como es un evento kaizen, una de las principales claves de éxito es una buena focalización y selección de lo que se va a hacer pues más vale una acción menos importante completada que otra de mayor calibre solo implantada en un 20%.

Pues bien, siguiendo en esta línea hoy voy a hablaros de un herramienta que de forma sencilla nos permite priorizar las acciones que podemos llevar a cabo: El diagrama PACE.

Prácticamente todo lo que hacemos se puede priorizar en base a criterios. En el ámbito de una organización podemos pensar en priorizar problemas, causas de estos problemas o soluciones a implementar.

Os dejo a continuación un ejemplo que me ha parecido curioso sobre un restaurante y que creo que ayuda mas a entender como funciona este diagrama en lugar de explicarlo teóricamente [Fuente: http://marcaladiferencia.com/diagrama-pace-priorizar-teniendo-en-cuenta-dos-criterios/]:

” Supongamos que tenemos un restaurante en el que hemos detectado los siguientes problemas:

P1) Hay mucha comida que se nos caduca.

P2) Errores en las comandas al servir las mesas.

P3) Tiempos de espera muy elevados.

P4) Carta del menú demasiado amplia.

P5) El local no tiene televisión por cable.

Vamos a considerar dos criterios a la hora de atacar estos problemas:

  • Su importancia (es algo subjetivo).
  • Si existen datos o indicadores sobre el problema (algo NECESARIO para abordar problemas de cualquier tipo, o estaremos tomando medidas “al tuntún”).

El diagrama PACE es un diagrama bidimensional que sitúa cada uno de los criterios de priorización en un eje. Tiene este aspecto:

PR052 Diagrama PACE 1

Evidentemente,  las siglas PACE vienen por las cuatro zonas que se crean en el diagrama:

  • La zona de priorizar o actuar ¡ya!
  • La zona de actuar pronto, en la que posiblemente tengamos opción a planificar.
  • La zona de comprobación en la que lo que tenemos que hacer es recabar más datos.
  • La zona de eliminar. Olvídate de lo que caiga aquí porque no merece la pena ni llamarle problema.

En nuestro simplificado ejemplo, sólo nos resta ubicar nuestros problemas en la matriz PACE en función de los dos criterios que estamos usando y tendremos:

PR052 Diagrama PACE 2

¡Voilá! Ya tenemos priorizados los problemas que vamos a abordar de inmediato.

Nos vamos a centrar en reducir la carta y gestionar mejor el stock de alimentos, comprando tuppers, poniendo fechas de entrada, fechas de cocción, etc. Aunque bueno, esto son ya soluciones que se me ocurren y que formarían parte de otra etapa de la resolución de problemas.

Para conocer los errores en las comandas, vamos a controlar el número de platos devueltos o mal servidos para lo que haré que los camareros anoten este hecho para poder evaluar la dimensión del problema. Luego con los datos decidiré qué hago con esto.

Por último, hemos decidido no ocuparnos de eso que realmente no supone un problema (o no tenemos datos para opinar de otra manera) así que lo de la TV por cable lo dejo para otra ocasión. Lo que buscaré será que mis clientes disfruten tanto de la comida que no sólo se olviden de no tener TV sino que odien el hecho de tener una cerca.”

Eso es todo por hoy, espero que os haya gustado y os sirve para entender mejor esta herramienta.

Hasta la próxima!