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9. COMO APLICAR LAS 5s A NUESTROS ARCHIVOS DE ORDENADOR

Nunca en mi vida había oído hablar de las 5s ni de nada parecido hasta que empezamos a estudiar esta asignatura, y desde entonces, no para de oír hablar de ellas en cualquier ámbito y situación. Mi madre se compró y no paraba de hablar del libro que tanto esta triunfando de “La Magia del Orden” (uno de los más vendidos en España), empecé a leer noticias de empresas que las implantaban y las tenían como referencia absoluta, etc… pero lo último y que tanta gracia me hizo fue esta publicación que leí en internet y me gustaría compartir con vosotros.

COMO APLICAR LAS 5s A NUESTROS ARCHIVOS DE ORDENADOR

Lo primero que he de decir es que me pareció súper útil. Yo por las mañanas estoy en una empresa como casi todos vosotros, y está tiene una carpeta compartida en el servidor central donde los diferentes usuarios suben archivos que puedan ser útiles en un futuro.

Como os podéis imaginar la carpeta es un absoluto caos y es imposible encontrar nada a no ser que hayas sido tú el que lo hayas subido previamente. Puede parecer una tontería, pero me he dado cuenta que se pierde mucho tiempo al cabo del día teniendo que buscar archivos por la infinita red de carpetas que se han ido creando con los años, hasta que la desesperación hace que llames al que lo subió para que por fin te descifre donde puede estar (incluso a él le suele costar si no usa esos archivos constantemente).

Por no hablar de los escritorios de algunos usuarios. En algunos no existe ni un hueco para nuevos iconos y hay multitud de archivos que positivamente no valen para nada.

Tradicionalmente la metodología de 5s se ha enmarcado en un ámbito industrial. En los últimos años el ámbito de acción se ha extendido a oficinas y tareas administrativas. Pero en la inmensa mayoría se refiere a la organización y mantenimiento de objetos físicos. Si la mayoría de las tareas de oficina se realizan con archivos informáticos ¿porqué no aplicarlos a ellos también?

Pues el articulo que me encontré por internet ofrece una original forma de acabar (o al menos paliar en la medida de lo posible) con ese desorden. Esto es lo que proponen:

Pasos a seguir para crear un fondo de pantalla que nos permita organizar los archivos de nuestros ordenadores..

  1. Consultar la resolución de nuestra pantalla. Ej: 1280×800.
  2. Crear documento de imagen con estas dimensiones. Ej: En photoshop 1280x800ppp, en Paint 12,8x8cm… (hay que seguir la proporción).
  3. Crear la imagen con delimitación de áreas en función de las necesitas. Siempre hacer un boceto previo con las necesidades. Se recomienda seguir un orden lógico que ayude a detectar los problemas.
  4. Guardar como imagen.
  5. Establecerla como fondo de escritorio.

Para que este método resulte efectivo, recuerda que la imagen debe ser un documento flexible, que se adapte a vuestras necesidades y por supuesto que cumpla con los fundamentos de las 5s:

Elimina todos los iconos y archivos innecesarios.

Coloca los accesos directos al lado de la etapa en la que tengas que utilizarlos.

Coloca los accesos en un orden lógico.

Cuida la ergonomía, utiliza colores cómodos que te permitan visualizar los textos e iconos.

 

Fondo Pantalla 5s

Ejemplo propuesto

 

Ventajas de este método:

  • Se puede organizar de forma fácil: basta con crear un acceso directo e ir moviéndolo de un área a otra en el escritorio.
  • Se puede consultar el estado de los proyectos en activo de manera muy rápida: solo hace falta minimizar las ventanas y ver el escritorio.
  • Es flexible y rápido: basta con modificar la imagen.
  • Es totalmente gratuito.

Espero que os haya gustado y os haya parecido igual de curioso que a mi.

Hasta la próxima.

Fuente:

http://lean-designer.blogspot.com.es/2011/01/como-aplicar-las-5s-nuestros-archivos.html