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Workshop Kaizen (Taller de mejora contínua)

Los workshops son eventos de duración limitada donde los participantes analizan el proceso real, desarrollan una visión lean del proceso y la implementan.

El mapa de flujo de valor es el mejor punto de arranque para comprender la situación real de un proceso, para luego llegar al mapa con una visión del estado deseado.

Fase 1: Preparación

  1. Definir claramente el alcance.
  2. Establecer objetivos ambiciosos, medibles y alineados con los objetivos de la corporación.
  3. Crear un mapa preliminar del estado actual (mapa de flujo de valor). Así como recoger todos los datos necesarios.
  4. Recoger todos los documentos pertinentes (formularios, documentos de cada etapa y procedimientos estándares).
  5. Exhibir un mapa preliminar de la situación actual en la sala de reuniones. Además cada tarea debe estar descrita por separado en un folio A4 independiente.

Fase 2: El workshop kaizen

  1. Averiguar quién es el cliente. El primer paso es identificar las necesidades del cliente y los procesos que añaden valor sobre esa necesidad.
  2. Analizar el estado actual. Aplicar el genchi genbutsu a fin de encontrar los verdaderos problemas, solicitar ideas de mejora a los empleados y comprobar todos los datos recogidos en fases anteriores. Entonces, el equipo puede comenzar con el análisis detallado del mapa preliminar del estado actual. En esta fase se sigue un producto concreto a través de un proceso. Se identificarán todas las tareas que aporten valor añadido. Es importante recoger el número de transacciones por periodo y la variedad de productos que fluyen a través del proceso, pues los volúmenes son variables. Esto ayudará a localizar demoras y los cuellos de botella. Una vez documentado el estado actual, se calcularan las métricas del proceso de negocio. Finalmente se realiza una reevaluación de los objetivos para ver si siguen siendo coherentes.
  3. Desarrollar el mapa que visualiza el estado futuro. Mediante la utilización del brainstorming, de modo que se cada idea es analizada y añadida al mapa actual en post-its. A partir de ellas, se creará un nuevo mapa de estado futuro que elimine el despilfarro, mejore la calidad, optimice el flujo y represente el nuevo flujo de tareas. Para concluir se calculan las nuevas métricas y se comparan con las del estado actual para cuantificar ahorros potenciales.
  4. Implementación. El mapa del estado futuro se divide en segmentos y los participantes se dividen en subgrupos para trabajar en cada segmento. Se desarrolla un plan del proyecto con el qué, dónde y quién. Cada parte debe tener una fecha de finalización asignada.
  5. Medir el rendimiento. Consiste en establecer métricas para el seguimiento del proceso hacia el estado futuro y asegurar que lo conseguido durante el workshop se mantiene con el paso del tiempo. Se necesita implementar un sistema sencillo basado en las métricas actuales. Es importante que el número de métricas sea lo más reducido posible (quitan tiempo) eliminando aquellas que no estén acordes con la implementación de la visión del estado futuro lean o sean poco importantes.

Fase 3: Mantenimiento y mejora continua

Una vez terminado el workshop, el equipo comprobará las métricas para ver si van en concordancia con los objetivos fijados, revisará si se está llevando a cabo la implementación correctamente y nunca dejará de buscar oportunidades de mejora que permitan el kaizen. Cuando se logren importantes avances, el equipo tendrá su debido reconocimiento.

 

Fuentes:

· Jeffrey K. Liker – “The Toyota Way”