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4. Consejos para construir y mejorar los Mapas de Flujo de Valor (VSM)

Los Mapas de Flujo de Valor (VSM de aquí en adelante) son una herramienta que permite a cualquier individuo comprender y ver claramente un proceso concreto de una empresa u organización e identificar sus desperdicios y puntos débiles, permitiendo encontrar y desarrollar mejoras para el mismo.

Construir VSM puede resultar costoso si el proceso que queremos describir es lo suficientemente complejo, ya que es fácil perderse en todos y cada uno de los detalles que componen estos mapas.

 

VSM

Ejemplo de VSM

 

Para solucionar esto y ayudarnos a la hora de construir VSM, he querido recopilar unos cuantos consejos que nos ayudarán a que los mapas prevalezcan como una herramienta efectiva para la mejora continua y no se conviertan en liosas marañas de símbolos y números que dificulten aun más la comprensión de un proceso ya de por si complejo.

De acuerdo con diversos libros y autores, los VSM se componen de cuatro pasos principales:

  1. Determinar las familias de productos (o familias de procesos).
  2. Crear el mapa de estado actual.
  3. Desarrollar el mapa de estado futuro.
  4. Determinar el plan.

Esto parece sencillo en un principio, pero como ya hemos dicho anteriormente es fácil perderse en todos los detalles que un VSM puede contener. Además, el VSM debe ayudar a la organización a desarrollar un plan de acción, ya que sin él, el acto de hacer un VSM es en sí un desperdicio, tanto de tiempo como de recursos.

Así que los consejos para su realización son los siguientes:

  • Usar las convenciones y símbolos apropiados de los VSM, así cualquier persona capacitada en VSM será capaz de leer los mapas que generemos.
  • Dibujarlos primero a mano y usando post-it a ser posible, ya que el proceso de creación conlleva muchas correcciones y el VSM debe de mejorar una ineficiencia, no crearnos más problemas y pérdidas de tiempo innecesarias.
  • Limitar el número de cajas de procesos, detallar demasiados pasos puede hacer el mapa demasiado complicado de realizar y entender.
  • Usar un equipo para crear los mapas y un plan, ya que las decisiones necesitan tomarse con base en lo que es mejor para todo el flujo de valor, y eso es difícil de hacer con una sola persona. Usar un buen equipo multidisciplinario ayuda a reunir toda la información necesaria.
  • Empezar con bloques de construcción básicos e ir desarrollándolos desde el principio para no saltarse nada.
  • Designar un gerente de flujo de valor, el cual debe asegurar que la organización implemente el plan para alcanzar el estado futuro.
  • Seguir el plan. Puede parecer lógico pero no siempre se cumple, lo que implica un desperdicio para la empresa como ya hemos dicho.
  • Actualizar los mapas, ya que los procesos y actividades van cambiando con el tiempo y no actualizar los VSM significa que hemos perdido el trabajo previamente realizado.
  • Hacer los mapas visibles para que la gente los vea y sirvan como información relevante a todo el equipo de trabajo y pueda producirse la mejora buscada.
  • Empezar con el panorama completo. Hay que empezar con un VSM de puerta a puerta de una de sus familias de procesos, no tratar de meterse de lleno en un mapa departamental o multidisciplinario antes de desarrollar el mapa del nivel más alto.

 

Fuentes: